Open dag organiseren: eten en drinken voor je bezoekers

Waarom de horeca bij een open dag anders werkt

Een open dag is geen diner met vaste aantallen en een vaste begintijd. Bezoekers lopen binnen wanneer het hun uitkomt, blijven een kwartier of twee uur, en de drukte piekt vaak op een moment dat je vooraf niet precies kunt voorspellen. De catering moet daarom flexibel zijn: eten dat goed blijft, porties die zich makkelijk laten aanvullen en een opzet waarbij mensen zelf pakken wat ze willen.

Pieter Poot verzorgt eten en drinken bij een open dag op jullie eigen locatie, zoals een bedrijfshal, kantine, showroom of buitenterrein. We richten ons op locaties binnen circa 30 kilometer rond De Blesse, zoals Steenwijk, Wolvega en Noordwolde.

Welke catering past bij een open dag?

• Koffie en thee met iets lekkers: voor de ontvangst en de rustige uren.
• Lunch: als de open dag over het middaguur heen loopt.
• Borrelhapjes: makkelijk rond te delen en goed aan te vullen tijdens drukke momenten.
• Barbecue of buffet: voor een open dag met een feestelijk karakter, bijvoorbeeld bij een opening of jubileum. Zie buffetten en barbecues.

Hoeveel moet je inkopen?

Dat is de lastigste vraag bij een open dag. Een paar richtlijnen:

• Ga uit van het aantal bezoekers dat je verwacht op het drukste moment, niet van het totaal over de hele dag.
• Kijk naar eerdere edities, het aantal aanmeldingen of het bereik van je uitnodiging.
• Kies een opzet waarbij er tussentijds kan worden aangevuld, in plaats van alles in één keer neer te zetten.

Bij een borrel vóór een diner rekenen we met vier tot zes hapjes per persoon, en met tien tot twaalf als de borrel de maaltijd vervangt. Meer richtlijnen staan op hoeveel eten per persoon.

Een open dag voor wie?

• Een bedrijf dat een nieuw pand, een nieuwe hal of een uitbreiding laat zien.
• Een vereniging of club die nieuwe leden wil trekken.
• Een bedrijf dat klanten, buren en familie van medewerkers uitnodigt.

Gaat het om een groter bedrijfsevent, zoals een officiële opening of een jubileum, lees dan bedrijfsevent op locatie. Wil je specifiek klanten en partners ontvangen, dan past relatiedag organiseren beter.

Dieetwensen

Bij een open dag ken je de gasten niet allemaal van tevoren. Zorg daarom voor een aanbod met vegetarische opties. Vegetarisch, veganistisch en glutenvrij zijn mogelijk; meer daarover op catering met dieetwensen.

Kosten en werkgebied

De prijs hangt af van het aantal bezoekers, de cateringvorm en de afstand. Op wat kost catering lees je welke factoren meewegen. Een overzicht per plaats staat op catering in Friesland, en alle cateringvormen op catering.

Wil je de vrijwilligers of leden na de open dag bedanken met een uitje? Bekijk groepsuitjes in Friesland.